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Présider une réunion avec interprétation dans les meilleures conditions

Chaque équipe d'interprètes est dirigée par un chef d'équipe, qui vous contactera au début de la réunion pour vous confirmer les langues disponibles et attirer votre attention sur d'autres points importants concernant les conditions de travail ou l'horaire prévu.

  • Lorsque vous ouvrez une réunion, annoncez les langues que les délégués peuvent parler et celles qu'ils peuvent écouter. Tâchez de fournir un aperçu du programme prévu pour la journée et indiquez les questions que vous projetez d'inscrire à l'ordre du jour.
  • Dans certains cas, il peut être utile de présenter une brève introduction de chaque point. Un résumé à la fin permettra également de clarifier les conclusions et de gagner du temps par la suite.
  • Après chaque orateur, marquez une courte pause avant de donner la parole au délégué suivant, étant donné qu'il peut y avoir un léger décalage pour certaines versions linguistiques, en particulier dans les réunions faisant intervenir un grand nombre de langues..
  • En règle générale, les documents et l'ordre du jour sont remis aux interprètes dans leurs cabines, mais si de nouveaux documents sont présentés en cours de réunion, veillez à ce que les interprètes en aient reçu une copie avant d'en débattre.
  • N'oubliez pas de demander aux délégués d'éteindre leur téléphone et de tenir leurs écouteurs à distance des microphones lorsqu'ils prennent la parole, afin d'éviter les interférences avec le système de sonorisation.
  • La DG Interprétation a rédigé des conseils généraux pour les orateurs, qu'il peut être utile d'imprimer pdf - 213 KB [213 KB] български (bg) čeština (cs) dansk (da) Deutsch (de) eesti keel (et) ελληνικά (el) English (en) español (es) italiano (it) latviešu valoda (lv) lietuvių kalba (lt) Malti (mt) Nederlands (nl) polski (pl) português (pt) slovenčina (sk) suomi (fi) svenska (sv) et de distribuer lors de la réunion. .

Pour assurer une gestion efficace du personnel, un service de qualité et veiller au bien-être individuel, des règles doivent être établies. Compte tenu du nombre important de réunions, la durée de la grande majorité d'entre elles doit être limitée, mais si la DG Interprétation est prévenue à temps, elle peut assurer l'interprétation de réunions en soirée.

Règles essentielles de l'horaire de travail: :

  • La réunion du matin ne doit pas dépasser 4 heures à compter de l'heure fixée pour son ouverture. (Remarque importante: s'il est prévu que votre réunion ait lieu le matin uniquement, il se peut que vous ne puissiez la poursuivre au-delà de 13 heures, étant donné que les interprètes au service de cette réunion d'une demi-journée peuvent être amenés à travailler pour une autre réunion à 14h30.)
  • La pause du déjeuner doit durer au moins 90 minutes (les interprètes doivent manger, prendre l'air si possible et sont souvent amenés à se déplacer s'ils doivent assurer une autre réunion l'après-midi).
  • Toutes les réunions doivent se terminer à 18h30 au plus tard, à moins que la DG Interprétation ait été prévenue à temps.
  • Une équipe d'interprètes n'est en aucun cas censée travailler plus de 10 heures par jour.
Enfin, tout retour d'information, de quelque type qu'il soit, est généralement très apprécié. N'hésitez pas à contacter le chef d'équipe ou vos interprètes si vous avez des questions ou si vous souhaitez nous aider à utiliser la terminologie spécialisée appropriée. La DG Interprétation espère que les indications fournies ci-dessus vous aideront à garantir le bon déroulement de votre réunion.