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Diffusion et valorisation
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Rester vigilant

Le suivi des activités de diffusion et d’exploitation

Le suivi implique systématiquement de collecter et rapporter les informations des activités de diffusion et d’exploitation. Ces informations permettent aux coordinateurs de vérifier les progrès par rapport aux objectifs du projet. Les données peuvent également être incluses dans les rapports intérimaires et finals afin de fournir des commentaires aux échelons national et européen.

Pourquoi?

Ces informations ont incontestablement une valeur pour les responsables de projet et les partenaires, en révélant si une activité spécifique est rentable, atteint son public cible et réalise ses objectifs. Elles permettent également aux partenaires d’un projet de comparer les résultats des activités et d’apprendre les uns des autres. Des actions correctives peuvent donc être prises si nécessaire. Mais il existe également une forte dimension européenne. La Commission a besoin de collecter toutes les données pertinentes d’un projet afin de pouvoir effectuer une analyse qualitative et financière et de faciliter ainsi l’élaboration future des politiques. En soumettant des données statistiques sur l’impact des activités de diffusion et d’exploitation, les responsables de projet fournissent un apport précieux.

Qui?

Bien que les responsables de projet soient responsables de la collecte et de la communication des données provenant de leurs activités spécifiques, les agences nationales sont chargées de fournir l’interface entre de nombreux projets et la Commission. Selon le type de programme et de projet, l’agence nationale peut conseiller et rédiger des rapports sur le suivi. Ainsi, une agence nationale peut prévoir des visites pour effectuer un audit, ou solliciter par exemple des entretiens individuels afin de débattre du processus de suivi. Elle peut également organiser des conférences à l’échelle du programme. Les activités de suivi de l’agence nationale lui permettent d’avoir un aperçu des projets constituant un programme, et donc de faciliter les flux d’informations dans les deux sens.

Comment?

Certaines activités, telles que les sites web, ont des données autogénératives et, avec les conférences ou les autres manifestations, c’est une tâche relativement simple de concevoir un système permettant d’enregistrer le nombre de participants et de réunir leurs commentaires. Des données doivent également être conservées sur de nombreuses personnes figurant sur des listes d’adresses et des bases de données, et la vente et la distribution de matériel imprimé et audiovisuel doivent également être consignées. N’oubliez pas de garder une trace des communiqués de presse, des entretiens avec les médias, des bulletins d’information et des visites: tous ces éléments contribueront à constituer un tableau statistique complet de vos activités. Des registres financiers complets sur les dépenses des activités seront bien sûr nécessaires.

Comme pour tous les aspects de la diffusion et de l’exploitation, il est important d’intégrer les mécanismes de suivi dès la phase de planification. Les éléments que vous incluez dans votre plan initial dépendent naturellement de la nature du projet, mais il est conseillé d’inclure des éléments de mesure appropriés dans chaque activité que vous envisagez. De cette manière, aucun aspect ne sera oublié. Décidez également de la manière dont vous partagerez les informations avec vos partenaires (réunions ou questionnaires, par exemple) afin de pouvoir comparer les progrès.

En faisant du suivi une part intégrante de votre plan initial, vous serez certain de lui allouer systématiquement les ressources financières et humaines appropriées.