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Ultimo aggiornamento: 01-08-2007
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Notificazione e comunicazione degli atti - Belgio

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INDICE

1. Che cosa significano i termini “notificazione” e “ comunicazione”?Perché vi sono regole specifiche per la notificazione e la comunicazione degli atti? 1.
2. Quali documenti devono essere oggetto di notificazione o comunicazione? 2.
3. Chi è responsabile della notificazione o della comunicazione di un atto? 3.
4. Come avviene in pratica la notificazione o la comunicazione di un atto? 4.
5. Cosa succede se, eccezionalmente, non è possibile notificare o comunicare un atto direttamente al destinatario (ad esempio perché non è a casa)? 5.
6. Vi è una prova scritta della notificazione o della comunicazione di un atto? 6.
7. Cosa succede se la notificazione o la comunicazione sono effettuate in violazione della legge o se il destinatario non riceve l’atto (ad es. notificazione o comunicazione dell’atto a una terza persona)?La notificazione o la comunicazione possono comunque considerarsi valide (si può cioè rimediare alla violazione della legge), o bisogna effettuarle di nuovo? 7.
8. Vi sono dei costi per la notificazione o la comunicazione, e se sì, quali? 8.

 

1. Che cosa significano i termini “notificazione” e “ comunicazione”?Perché vi sono regole specifiche per la notificazione e la comunicazione degli atti?

In una causa portata davanti a un giudice la comunicazione è molto importante. È assolutamente necessario che le parti e il giudice siano informati sulle richieste dell’attore, sugli argomenti del convenuto, sullo svolgimento della procedura e sulla decisione adottata. La parte che non concorda con la decisione del giudice e che porta la causa davanti a una corte superiore deve informare di ciò le altre parti. La comunicazione avviene con la consegna o con l’invio di documenti (citazioni, richieste, conclusioni, decisioni, ricorsi, ecc.). Il presente testo non tratta dei documenti in sé quanto piuttosto del modo in cui sono portati a conoscenza delle parti e, se richiesto, del giudice. Le norme in materia sono contenute negli articoli da 32 a 47 del Code judiciaire/Gerechtelijk Wetboek (si veda il sito web Service public fédéral Justice Deutsch - français - Nederlands, sotto Sources du droit -> Légilsation consolidée: nature juridique = Code judiciaire, mot(s) = Première partie: Principes généraux. In neerlandese: (Federale Overheidsdienst Justitie, sotto Rechtsbronnen -> Geconsolideerde wetgeving: juridische aard = Gerechtelijk Wetboek, woord(en) = Eerste deel: Algemene beginselen).

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In Belgio si opera una differenza fra la notificazione e la comunicazione.

La notificazione è essenzialmente il portare a conoscenza di un atto una persona tramite un pubblico ufficiale che è l’ufficiale giudiziario. L'ufficiale giudiziario consegna all'interessato una copia conforme dell’atto da notificare.

La comunicazione è invece l’invio postale (quindi senza il tramite di un pubblico ufficiale) di un atto giudiziario, originale o copia.

Di regola si utilizza la notificazione. Si ricorre alla comunicazione in casi specifici previsti dalla legge.

2. Quali documenti devono essere oggetto di notificazione o comunicazione?

È la legge che stabilisce quali documenti debbano essere oggetto o meno di notificazione o comunicazione. Il loro numero è troppo elevato per poter rientrare in un’elencazione esaustiva. Alcuni esempi sono: citazioni, richieste, decisioni, ricorsi, atti di opposizione.

3. Chi è responsabile della notificazione o della comunicazione di un atto?

La notificazione deve essere eseguita da un ufficiale giudiziario.

La comunicazione è eseguita da un funzionario del tribunale (raramente dal pubblico ministero) con lettera giudiziaria (un particolare tipo di raccomandata con ricevuta di ritorno), o per posta ordinaria o raccomandata. Le norme relative alla lettera giudiziaria figurano all’articolo 46 del Code judiciaire/Gerechtelijk Wetboek. Dall’entrata in vigore della legge del 20 ottobre 2000 che introduce l’uso dei mezzi di telecomunicazione e della firma elettronica nelle procedure giudiziarie o extragiudiziali, la comunicazione sarà possibile anche via fax o per posta elettronica.

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4. Come avviene in pratica la notificazione o la comunicazione di un atto?

La notificazione avviene tramite la consegna, da parte dell’ufficiale giudiziario, di una copia conforme dell’atto alla persona stessa interessata. Questo è stabilito dall’articolo 32 del Code judiciaire. Lo stesso articolo stabilisce inoltre che, se l’interessato non vuole accettare la copia dell’atto, l’ufficiale giudiziario annota tale rifiuto sull’originale e la notificazione viene considerata come effettuata.

In caso di notificazione a una persona giuridica (ad esempio lo Stato, un comune, una società anonima, una società a responsabilità limitata), la consegna della copia conforme in mani proprie è materialmente impossibile. L’articolo 34 del Code judiciaire risolve questo problema stabilendo che la notificazione è considerata come effettuata quando la copia dell’atto viene consegnata all’organo o al preposto che in base alla legge, allo statuto, o a un mandato, può rappresentare in giudizio, anche insieme ad altri, la persona giuridica.

Come già indicato la comunicazione avviene invece per lettera ordinaria, per lettera raccomandata o per lettera giudiziaria, e in futuro potrà essere effettuata anche via fax o per e-mail.

5. Cosa succede se, eccezionalmente, non è possibile notificare o comunicare un atto direttamente al destinatario (ad esempio perché non è a casa)?

Se la notificazione non può essere fatta direttamente al destinatario, l’articolo 35 del Code judiciaire/Gerechtelijk Wetboek stabilisce che essa avvenga in primo luogo presso il domicile (in neerlandese: woonplaats) o, in mancanza di questo, presso la résidence (in NL: verblijfplaats) del destinatario. Per le persone giuridiche, la notificazione viene effettuata presso la sede sociale o amministrativa.

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I concetti di domicile/woonplaats e résidence/verblijfplaats sono definiti all’articolo 36 del Code judiciaire/Gerechtelijk Wetboek. Col termine di domicile si intende il luogo nel cui anagrafe la persona è iscritta a titolo principale. Col termine di résidence si intende qualsiasi altro luogo, ad esempio il posto dove la persona ha un ufficio o svolge un’attività commerciale o industriale.

A quale persona viene allora notificato il documento? L’articolo 35 del Code judiciaire stabilisce che la copia dell’atto viene consegnata a un parente, a un affine, a un domestico o a un incaricato del destinatario.

L’atto non può essere consegnato ai minori di sedici anni.

All’articolo 44 dello stesso codice vengono indicate formalità supplementari nel caso in cui l'atto non venga consegnato al destinatario in persona: la copia deve essere in busta chiusa, deve essere sigillata col timbro dell’ufficio dell’ufficiale giudiziario e deve recare inoltre il cognome, il nome e l’indirizzo del destinatario e la menzione "Pro Justitia _ A remettre d'urgence" (NL: "Pro Justitia _ Dadelijk af te geven"). Sulla busta non può figurare nessun’altra indicazione. Del compimento di tutte queste formalità viene riferito sull’atto e sulla copia. Le copie di un atto che riguarda più persone con lo stesso “domicilio” o, in mancanza di questo, con la stessa “residenza”, non vengono tuttavia poste in busta chiusa se sono consegnate ad una di queste persone.

Può succedere che la notificazione non possa essere effettuata né direttamente al destinatario né presso il suo domicilio o la sua residenza. È infatti possibile che l’ufficiale giudiziario non riesca a trovare la persona a cui deve notificare l’atto, e che non trovi nessuno a cui consegnarlo (ad esempio un parente, un affine, ecc.) neanche presso il domicilio o la residenza. Tale situazione è disciplinata dall’articolo 37 (in campo penale) e dall’articolo 38 (in altri campi) del Code judiciaire/Gerechtelijk Wetboek.

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Nel caso in cui la notificazione, in campo penale, non possa avvenire secondo quanto indicato all’articolo 35, l’articolo 37 stabilisce allora che essa consiste nella consegna della copia dell’atto al commissariato di polizia e, dove non vi è commissariato di polizia, al sindaco, a un assessore o a un funzionario delegato a tal fine. L’ufficiale giudiziario lascia presso il domicilio o, in mancanza di questo, presso la residenza del destinatario, un avviso in busta chiusa che lo informa che il deposito dell’atto è stato effettuato e che indica il luogo in cui potrà essere ritirato.

L’ufficio centrale, il commissariato di polizia, il sindaco, l’assessore o il funzionario delegato prendono le misure necessarie per far pervenire al più presto la copia all’interessato.

Essi comunicano immediatamente al pubblico ministero che ha chiesto la notificazione la data in cui la copia dell’atto è stata consegnata al destinatario o ad una delle persone indicate all’articolo 35, oppure i motivi per cui non ha potuto essere consegnata.

A tal fine l’ufficiale giudiziario prepara un modulo che contiene le informazioni sul giudice competente, la data dell’udienza, la procura da informare, così come il nome e l’indirizzo della persona a cui deve essere consegnata la copia in mani proprie. L’ufficiale giudiziario allega questo modulo alla busta che consegna all’ufficio centrale, al commissariato di polizia, al sindaco, all’assessore o al funzionario delegato.

La consegna della copia al commissario di polizia, al sindaco, all’assessore o al funzionario delegato, così come la trasmissione di questa al destinatario o ad una delle persone indicate all’articolo 35, sono gratuite.

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In campo diverso da quello penale, se la notificazione non può avvenire così come stabilito dall’articolo 35, l’articolo 38 del codice stabilisce allora che l’ufficiale giudiziario debba lasciare presso il domicilio o, in mancanza di questo, presso la residenza del destinatario una copia dell’atto in busta chiusa con le indicazioni stabilite dall’articolo 44, primo comma: si tratta del timbro dell’ufficio dell’ufficiale giudiziario come sigillo della busta, del cognome, nome e indirizzo del destinatario e della menzione "Pro Justitia _ A remettre d'urgence" (NL: "Pro Justitia _ Dadelijk af te geven"). Sulla busta non può figurare nessun’altra indicazione.

L’ufficiale giudiziario indica sull’originale dell’atto e sulla copia consegnata la data, l’ora e il luogo in cui la copia è stata depositata. Al più tardi il primo giorno feriale seguente il deposito dell’atto, l’ufficiale giudiziario invia al domicilio o, in mancanza di questo, alla residenza del destinatario, per raccomandata, una lettera da lui firmata. Tale lettera comunica la data e l’ora del deposito, nonché la possibilità per il destinatario, o per una persona munita di delega scritta, di ritirare una copia conforme del documento presso l’ufficio dell’ufficiale giudiziario entro un termine di massimo tre mesi dalla notificazione. Se il destinatario ha in corso un cambiamento di domicilio, la lettera raccomandata di cui al terzo comma dell’articolo 38 viene inviata al luogo dove il destinatario è iscritto all’anagrafe, e all’indirizzo in cui ha annunciato di stabilirsi. La lettera indica il nome dell’ufficiale giudiziario e l’indirizzo, gli orari e il numero di telefono del suo ufficio.

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Se dalle circostanze di fatto constatate sul posto risulta che è materialmente impossibile lasciare una copia della notifica al domicilio o, in mancanza di questo, alla residenza del destinatario, si procede alla consegna della copia al procuratore del Re del luogo in cui si verifica tale situazione. Sull’originale e sulla copia vengono indicate le circostanze di fatto che rendono necessaria la notificazione al procuratore del Re. Lo stesso accade quando il domicilio del destinatario è stato chiaramente abbandonato e non sia in corso alcun trasferimento. Su richiesta del procuratore del Re vengono prese le misure necessarie affinché la copia pervenga all’interessato nel più breve tempo possibile.

Per quanto riguarda la notificazione a destinatari il cui domicilio conosciuto o la cui residenza conosciuta siano all’estero, si possono individuare in Belgio tre sistemi: la notificazione o la comunicazione sono regolate da un regolamento della Comunità europea (vedi il regolamento (CE) n. 1348/2000 relativo alla notificazione e alla comunicazione negli Stati membri degli atti giudiziari ed extragiudiziali in materia civile o commerciale), da una convenzione (ad es. convenzione dell’Aia del 15 novembre 1965, Conferenza dell'Aia di diritto internazionale privato English - français), o da nessuna di queste disposizioni. In questa sede viene trattato solo quest’ultimo caso.

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I casi in cui non sono applicabili alcun regolamento o alcuna convenzione vengono disciplinati dall’articolo 40 del Code judiciaire. In base a tale articolo l’ufficiale giudiziario deve inviare al domicilio o alla residenza all’estero la copia dell’atto con lettera raccomandata, e per posta aerea se il luogo di destinazione non si trova in un paese limitrofo. La notificazione si dà per effettuata con la consegna dell’atto ai servizi postali contro ricevuta.

In caso di notificazioni internazionali i termini sono in linea di principio prolungati, conformemente all’articolo 55 del Code judiciaire, di quindici giorni quando la parte si trova in un paese limitrofo o nel Regno Unito; di trenta giorni quando si trova in un altro paese d’Europa; di ottanta giorni quando si trova in un’altra parte del mondo. Vi sono eccezioni riguardanti in particolare gli atti processuali della parte civile nelle cause penali.

6. Vi è una prova scritta della notificazione o della comunicazione di un atto?

Per quanto riguarda la notificazione, l’articolo 43 del Code judiciaire stabilisce che chi riceve la copia dell’atto in mani proprie deve firmare l’originale come prova di avvenuta consegna. Se si rifiuta di firmare, l'ufficiale giudiziario annoterà tale fatto sull’atto. Vi sarà quindi in tutti i casi una prova scritta della notificazione. È molto difficile contestare la dichiarazione di un ufficiale giudiziario.

Per quanto riguarda la comunicazione, vi sarà chiaramente una prova scritta se essa avviene per lettera raccomandata. L’articolo 46 del Code judiciaire prevede una prova del ricevimento anche per la lettera giudiziaria. La prova viene conservata nel fascicolo della procedura.

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7. Cosa succede se la notificazione o la comunicazione sono effettuate in violazione della legge o se il destinatario non riceve l’atto (ad es. notificazione o comunicazione dell’atto a una terza persona)?La notificazione o la comunicazione possono comunque considerarsi valide (si può cioè rimediare alla violazione della legge), o bisogna effettuarle di nuovo?

In generale vi sono poche possibilità che il destinatario non riceva l'atto, poiché la legge belga applica la notificazione in mani proprie. Ciò significa che l’ufficiale giudiziario consegna la copia personalmente al destinatario. La legge contempla tuttavia dei casi in cui l’atto viene notificato a un terzo (art. 35 del Code judiciaire), oppure semplicemente lasciato a un indirizzo (art. 38). In tali casi la notificazione è assolutamente valida anche se non è effettuata in mani proprie. Una persona che abbia ricevuto dei documenti, come previsto all’articolo 35, e non li trasmetta all’interessato o non lo informi in merito, può essere ritenuta civilmente responsabile. Nella pratica tali disposizioni danno ottimi risultati.

Violazioni della legge nella notificazione o nella comunicazione non sono tuttavia da escludere (ad es. l’omissione di determinati dati). La sanzione processuale per le notificazioni o comunicazioni irregolari è la nullità della procedura o dell’atto. Le norme relative alla nullità figurano negli articoli da 860 a 867 del Code judiciaire.

L’articolo 860 stabilisce che una procedura o un atto possono essere dichiarati nulli se la legge impone questa sanzione in caso di inosservanza di una certa disposizione.

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Ai sensi dell’articolo 861 il giudice può tuttavia dichiarare nulla una procedura solo se l’omissione o l’irregolarità contestata nuoce agli interessi della parte che invoca la nullità della procedura o dell’atto.

Quest’ultima condizione non vale tuttavia nei casi previsti dall’articolo 862, paragrafo 1. Tale articolo stabilisce che le disposizioni dell'articolo 861 non valgono per un'omissione o un'irregolarità riguardanti:

  1. i termini previsti a pena di decadenza o di nullità;
  2. la firma dell’atto;
  3. l’indicazione della data dell’atto quando essa è necessaria per stabilirne le conseguenze;
  4. l’indicazione del giudice che deve esaminare il caso;
  5. il giuramento di testimoni ed esperti;
  6. la menzione che i documenti e gli atti di esecuzione sono stati notificati personalmente o secondo un altro modo stabilito dalla legge.

In questi casi la nullità o la decadenza vengono pronunciate dal giudice, anche d’ufficio (“nullità d’ufficio”). L’articolo 862, paragrafo 2 del Code judiciare stabilisce tuttavia che in questi casi il giudice debba tenere conto dell’articolo 867.

L’articolo 867 stabilisce che l’omissione o l’irregolarità nella forma (compresa l’inosservanza dei termini previsti a pena di nullità) o nella menzione di una formalità non possono portare alla nullità quando dai documenti processuali emerge che l’atto ha raggiunto lo scopo previsto dalla legge o che la formalità non menzionata è stata di fatto osservata.

Perché venga dichiarata la nullità devono ricorrere anche altre condizioni, ma non è questo il contesto per poter esporre esaurientemente la materia.

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Va infine indicato che chi causa la nullità può essere considerato responsabile se risulta che la nullità è dovuta a una sua colpa.

8. Vi sono dei costi per la notificazione o la comunicazione, e se sì, quali?

L’ufficiale giudiziario viene remunerato. La remunerazione è stabilita dagli articoli da 519 a 523 del Code judiciaire/Gerechtelijk Wetboek (si veda il sito web Service public fédéral Justice Deutsch - français - Nederlands, sotto Sources du droit -> Légilsation consolidée: nature juridique = Code judiciaire, mot(s) = 519. In neerlandese: (Federale Overheidsdienst Justitie, sotto Rechtsbronnen -> Geconsolideerde wetgeving: juridische aard = Gerechtelijk Wetboek, woord(en) = 519). Le tariffe precise, da cui non si può derogare, sono stabilite nel regio decreto del 30 novembre 1976 che fissa le tariffe per gli atti degli ufficiali giudiziari in materia civile e commerciale e quelle di certe indennità (si veda il sito web Service public fédéral Justice Deutsch - français - Nederlands, sotto Sources du droit -> Légilsation consolidée: nature juridique = arrêté royal, date de promulgation = de 1976 11 30 à (bianco). In neerlandese: Federale Overheidsdienst Justitie, soto Rechtsbronnen -> geconsolideerde wetgeving: juridische aard = koninklijk besluit, afkondigingsdatum = van 1976 11 30 tot (bianco)).

Ulteriori informazioni

  • Service public fédéral Justice Deutsch - français - Nederlands 
    • Artt. 32 e segg. del Code judiciaire: sotto Sources du droit -> Légilsation consolidée: nature juridique = Code judiciaire, mot(s) = Première partie: Principes généraux. (NL: Gerechtelijk Wetboek: sotto Rechtsbronnen -> Geconsolideerde wetgeving: juridische aard = Gerechtelijk Wetboek, woord(en) = Eerste deel: Algemene beginselen)
    • Artt. da 519 a 523 del Code judiciaire: sotto Sources du droit -> Légilsation consolidée: nature juridique = Code judiciaire, mot(s) = 519. (NL: Gerechtelijk Wetboek: sotto Rechtsbronnen -> Geconsolideerde wetgeving: juridische aard = Gerechtelijk Wetboek, woord(en) = 519)
    • Arrêté royal du 30 novembre 1976 fixant le tarif des actes accomplis par les huissiers de justice en matière civile et commerciale ainsi que celui de certaines allocations: sotto Sources du droit législation consolidée: nature juridique = arrêté royal, date de promulgation = de 1976 11 30 à (bianco). (NL: Koninklijk besluit van 30 november 1976 tot vaststelling van het tarief voor akten van gerechtsdeurwaarders in burgerlijke en handelszaken en van het tarief van sommige toelagen: sotto Rechtsbronnen -> geconsolideerde wetgeving: juridische aard = koninklijk besluit, afkondigingsdatum = van 1976 11 30 tot (bianco).
  • Chambre Nationale des Huissiers de Justice de Belgique (NL: De Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders van België) français - Nederlands
  • Regolamento (CE) n. 1348/2000 Deutsch - English - français - Nederlands del Consiglio, del 29 maggio 2000, relativo alla notificazione e alla comunicazione negli Stati membri degli atti giudiziari ed extragiudiziali in materia civile o commerciale
  • Convenzione dell’Aia del 15 novembre 1965 (Conferenza dell'Aia di diritto internazionale privato English - français)

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