Effektivitet

För att vara säkra på att vi kan tillmötesgå dagens och morgondagens behov, behöver vi tydliga prioriteringar och måste se till att de resurser som krävs finns tillgängliga. Hur gör vi det i praktiken?        
Vi har infört en cykel för strategisk planering, programplanering och rapportering. Den inleds med en riktlinjedebatt i ”kommissionärskollegiet” och följs av ett beslut om den årliga politiska strategin. Där slår kommissionen fast sina politiska prioriteringar, de viktigaste initiativen, riktlinjerna för fördelningen av resurserna och planeringen av den faktiska verksamheten i generaldirektoraten under ett år. 
Grundprinciperna är enkla:prioriteringarna slås fast, de diskuteras med parlamentet och rådet, generaldirektoraten planerar sin verksamhet, ett arbetsprogram läggs fram och genomförs och resultaten redovisas.
I linje med denna modell har arbetsuppgifter som inte är centrala för verksamheten i allt högre grad lagts ut på verkställande organ och administrativa byråer. Målet är att kommissionens personal ska kunna koncentrera sig på huvuduppgifterna.      
Läs mer:

• Cykeln för strategisk planering och programplanering
• Verksamhet som utförs av verkställande organ och administrativa byråer

Personalen är kommissionens viktigaste tillgång.För att kunna vara effektiv måste kommissionen därför ha en bra personalpolitik.           
Tjänsteföreskrifterna är en lagtext om de EU-anställdas rättigheter och skyldigheter. Den 1 maj 2004 trädde de nya tjänsteföreskrifterna i kraft. Därmed var den långtgående moderniseringen av kommissionens personalpolitik fullbordad.Bland de viktigaste förändringarna finns följande:

• En ny karriärstruktur, där dokumenterad skicklighet och ett väl utfört arbete värdesätts och belönas.
• Ett nytt system för personalbedömning med en mer direkt koppling mellan en objektiv årlig bedömning och karriärutvecklingen.
• Idén om livslångt lärande ska genomsyra all verksamhet.
• Nya regler för rörlighet inom verksamheten, där personalen uppmuntras att byta jobb vart annat till vart femte år.Högre chefer och mellanchefer, liksom personer på känsliga poster (t.ex. de som sköter upphandlingar och bidrag osv.) måste rotera vart femte år.
• Nya regler och procedurer för tillsättning och bedömning av topptjänstemän (generaldirektörer och direktörer).
• Ändrade regler för kommissionspersonal som inte är fast anställda tjänstemän (kontraktsanställda, tillfälligt anställda och nationella experter som sänts ut av medlemsländerna).

Läs mer:

• Reform av personalpolitiken (arkiverad webbplats)
• Gällande arbetsvillkor för olika personalkategorier

Förenkling, decentralisering och större eget ansvar inom generaldirektoraten var ledstjärnorna när kommissionen beslutade att modernisera sin ekonomiska förvaltning   .
”Decentralisering” var ett särskilt viktigt inslag, eftersom varje transaktion i det gamla systemet skulle godkännas av en central enhet för ekonomistyrning. Den enheten var ofta skild från den avdelning som sysslade med verksamheten i fråga.    
Så nu ”kontrolleras” inte längre vad vi gör med skattebetalarnas pengar?Inget kunde vara mer fel:

• De som godkänner utgifter och betalningar är nu personligen ansvariga för sina handlingar.
• En central ekonomienhet ger professionell rådgivning till de som sysslar med budgetärenden och ekonomisk förvaltning.
• En separat enhet för internrevision säkerställer att kommissionens kontroller över verksamheten fungerar väl.
• Den 1 januari 2005 gick vi över till periodiserad redovisning, Därmed uppfyller vi de internationella redovisningsstandarder för den offentliga sektorn som tagits fram av Internationella revisorsförbundet (IFAC).

I de flesta fall förenklades de interna procedurerna på ett decentraliserat sätt med hjälp av personalen på de olika avdelningarna.Det fick till följd att vi såg över många interna procedurer, t.ex. delegering, interna remissförfaranden och språkliga aspekter på beslutsförfaranden. Det ledde 2003 till en långtgående omarbetning av kommissionens förfarandehandbok.   
Parallellt med denna process har vi tagit ett antal initiativ för att införa moderna webbaserade lösningar inom personal- och ekonomiförvaltningen.    
Med digital teknik kan vi utbyta information effektivare och i grunden ändra vår interna kommunikation och kommunikationen med våra partnerinstitutioner, allmänheten och civilsamhället.

Här kan du läsa mer om e-kommissionen.