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Efficienza

Stabilire le priorità e attribuire le risorse

Al fine di garantire il rispetto degli impegni presenti e futuri, dobbiamo fissare priorità chiare ed assicurare la disponibilità delle risorse necessarie. Come procediamo nella pratica?
Abbiamo messo in atto un ciclo di pianificazione e programmazione strategica, accompagnato dalla presentazione di relazioni periodiche. Il ciclo inizia con un dibattito orientativo del “collegio” dei commissari ed è seguito dalla decisione sulla strategia politica annuale, nella quale la Commissione decide le sue priorità politiche per l’anno seguente, le principali iniziative da intraprendere e definisce gli orientamenti per il processo di attribuzione delle risorse e la programmazione operativa da parte dei servizi.
I concetti di base sono semplici: stabilire le priorità, discuterle con il Parlamento ed il Consiglio, pianificare le attività al livello delle direzioni generali, presentare un programma di lavoro, attuarlo ed infine riferire sui risultati ottenuti.   
In linea con questo approccio, si è proceduto alla progressiva esternalizzazione delle attività non essenziali ad agenzie esecutive e uffici amministrativi, al fine di consentire al personale della Commissione di concentrarsi sui compiti fondamentali. 
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Professionalizzare le risorse umane

Il personale costituisce la principale risorsa della Commissione. Per tale motivo, una Commissione efficiente richiede una gestione efficiente delle risorse umane.
Il 1° maggio 2004 è entrato in vigore il nuovo statuto dei funzionari, il principale testo legislativo che stabilisce i diritti e gli obblighi del personale. È stato così completato il vasto programma di modernizzazione della politica di risorse umane della Commissione. Ecco alcuni dei principali cambiamenti introdotti dal nuovo statuto:

 

Decentrare la gestione finanziaria

Semplificare, decentrare e responsabilizzare i servizi sono i principi guida cui si è ispirata la Commissione quando ha deciso di modernizzare la propria gestione finanziaria.
Decentrare era particolarmente importante, in quanto nel precedente sistema di controlli finanziari ogni transazione doveva essere approvata da un’autorità di controllo finanziario centrale, spesso molto distante dal servizio responsabile della gestione dell'attività in questione.
Questo vuol dire che non ci sono più controlli su come viene speso il denaro dei contribuenti? Al contrario:

  • coloro che autorizzano spese e pagamenti sono ora personalmente responsabili del loro operato;
  • un servizio finanziario centrale fornisce supporto e consulenze professionali ai responsabili della gestione di bilancio e finanziaria;
  • un servizio di audit interno distinto garantisce il corretto funzionamento dell’attività di controllo sulle operazioni a livello della Commissione;
  • il 1° gennaio 2005 siamo passati alla contabilità per competenza, in conformità dei principi contabili internazionali per il settore pubblico messi a punto dalla Federazione internazionale delle professioni contabili (IFAC).

 

Semplificare gli strumenti e le procedure

La semplificazione delle procedure interne ha seguito prevalentemente un approccio “dal basso”, con la partecipazione di funzionari dei vari servizi. Sono state quindi riviste diverse procedure interne (ad esempio la procedura di delega, le consultazioni interservizi, gli aspetti linguistici delle procedure decisionali), e questo ha comportato, nel 2003, una profonda revisione del Manuale delle procedure operative della Commissione.     
Questo processo è stato accompagnato da una serie di iniziative per mettere in atto soluzioni informatiche avanzate nel settore delle risorse umane e del controllo finanziario.     
Le tecnologie digitali consentono uno scambio di informazioni più efficace, trasformando radicalmente il modo di comunicare tra i nostri servizi, nonché con le altre istituzioni, i cittadini e la società civile.

Cliccare sul link per maggiori informazioni sull’iniziativa "e-Commission" (Commissione on-line).

Commission civil service