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Effizienz

Festlegung von Prioritäten und Zuteilung von Ressourcen

Damit wir gegenwärtige und künftige Anforderungen garantiert erfüllen können, müssen wir klare Prioritäten festlegen und dafür sorgen, dass die erforderlichen Resourcen zur Verfügung stehen.Wie geschieht das in der Praxis?
Wir haben einen Zyklus der strategischen Planung, der Programmierung von Maßnahmen und der Berichterstattung eingeführt. Dieser beginnt mit einer Grundsatzdebatte im „Kollegium der Kommissionsmitglieder“. Daran schließt sich die jährliche Strategieplanung an, mit der die Kommission ihre politischen Prioritäten für das kommende Jahr festlegt, woraus sich dann die wichtigsten Maßnahmen und die Leitlinien für die Zuteilung der Ressourcen und die konkrete Planung der Dienststellen ergeben.
Die Grundkonzepte sind einfach: Festlegung von Prioritäten, ihre Diskussion mit dem Parlament und dem Rat, Planung in den Generaldirektionen und Vorlage eines Arbeitsprogramms, seine Durchführung und dann der Bericht über die Ergebnisse.
Im Einklang mit diesem Konzept wurden weniger wichtige Aufgaben zunehmend in „Exekutivagenturen“ und Verwaltungsämter ausgelagert, damit sich das Personal der Kommission auf die Kernaufgaben konzentrieren kann.
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Modernisierung der Personalverwaltung

Unser Personal ist unser wichtigstes Kapital. Deshalb braucht eine effiziente Kommission eine effiziente Personalverwaltung.
Am 1. Mai 2004 trat das neue Statut in Kraft, das die wichtigsten Rechte und Pflichten des Personals regelt. Dies bildete den Abschluss einer weit reichenden Modernisierung der Personalpolitik der Kommission. Die wichtigsten Änderungen sind folgende:

  • ein neues Laufbahnssytem, das nachgewiesene Fähigkeit und Leistung anerkennt und belohnt;
  • ein neues Beurteilungssystem, das die Laufbahnentwicklung enger an eine objektive jährliche Beurteilung knüpft;
  • eine Kultur des lebenslangen Lernens;
  • neue Mobilitätsregeln, wonach das Personal angehalten wird, alle zwei bis fünf Jahre die Stelle zu wechseln. Obere und mittlere Führungskräfte und Personal auf sensiblen Dienstposten (z. B. Vergabe von Verträgen oder Zuschüssen usw.) müssen ihre Stelle alle fünf Jahre wechseln;
  • neue Vorschriften und Verfahren für die Auswahl, Ernennung und Beurteilung von Führungskräften auf oberster Ebene (Generaldirektoren und Direktoren);
  • Überarbeitung der Vorschriften für sonstiges Personal (Vertrags- und Zeitbedienstete, abgeordnete nationale Sachverständige).

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Dezentralisierung der Finanzverwaltung

Vereinfachung, Dezentralisierung und eine stärkere Mitverantwortung der Abteilungen waren die Leitgrundsätze, als die Kommission eine Modernisierung ihrer Finanzverwaltung beschloss.
Besonders wichtig war dabei die Dezentralisierung, denn unter unserem alten Finanzkontrollsystem musste jede Transaktion von einer zentralen Finanzkontrollstelle genehmigt werden, die oft weit von der Dienststelle entfernt war, welche die fragliche Tätigkeit verwaltete.
Wird künftig also nicht mehr kontrolliert, wie wir das Geld des Steuerzahlers ausgeben? Ganz im Gegenteil:

  • Diejenigen, die Ausgaben und Zahlungen genehmigen, haften jetzt persönlich für ihre Maßnahmen.
  • Jeder, der mit der Haushalts- und Finanzverwaltung befasst ist, wird nun von einem zentralen Dienst für wirtschaftliche Haushaltsführung beruflich unterstützt und beraten.
  • Ein eigener interner Revisionsdienst gewährleistet die ordnungsgemäße Kontrolle der Tätigkeiten auf Kommissionsebene.
  • Am 1. Januar 2005 gingen wir zum Periodenrechnungssystem über und passten uns damit an die international anerkannten Normen des öffentlichen Rechnungswesens an, die vom Internationalen Verband der Rechnungsführer (International Federation of Accountants - IFAC) entwickelt wurden.

Vereinfachung der Hilfsmittel und Verfahren

Die Vereinfachung der internen Verfahren erfolgte meist „von unten nach oben“ und bezog Bedienstete aus den verschiedenen Abteilungen ein. Schlussendlich überprüften wir mehrere interne Verfahren (z. B. Ermächtigungsverfahren, Konsultationen zwischen einzelnen Dienststellen, sprachliche Aspekte der Entscheidungsfindungsverfahren), was 2003 zu einer gründlichen Überarbeitung unseres Handbuchs der Arbeitsverfahren führte.

Ergänzend dazu wurden mehrere Web-gestützte Lösungen im Bereich der Personalverwaltung und Finanzkontrolle eingeführt. Die digitalen Technologien ermöglichen uns einen wirksameren Informationsaustausch. So konnten wir unsere Kommunikation zwischen unseren Dienststellen und mit den anderen EU-Institutionen, den Bürgern und verschiedenen Gruppen der Zivilgesellschaft radikal umgestalten.

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Die Kommission, ein öffentlicher Dienst