Tietoa oikeuksistasi EU:ssa – nopeasti ja maksutta
CSS Video
 
Decrease textIncrease textIncrease text
  Tietosuojaperiaatteet

SOLVIT-verkosto ja Kansalaisten neuvontapalvelu

1. Tavoitteet

SOLVIT-verkosto on Euroopan laajuinen palvelu, joka auttaa kansalaisia ja yrityksiä käyttämään oikeuksiaan ratkaisemalla ongelmia, jotka liittyvät asiointiin viranomaisten kanssa ETA-maissa. SOLVIT-verkosto käyttää tietokantaa, johon se rekisteröi kansalaisten ja yritysten Euroopan komissiolle ja ETA-maissa toimiville SOLVIT-keskuksille toimittamat tiedustelut. Nämä SOLVIT-keskukset toimivat kansallisten virastojen yhteydessä.

Kansalaisten neuvontapalvelu on Euroopan laajuinen palvelu, jonka toiminnasta vastaa eurokansalaisen toimintapalvelukeskus (ECAS) Euroopan komission kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti. ECASin palveluksessa on oikeudellisia asiantuntijoita, jotka tarjoavat kansalaisille räätälöityä neuvontaa ja opastusta sisämarkkinasääntöjen mukaisista oikeuksista. Tarvittaessa kansalaiset ohjataan tai ”opastetaan” sen viranomaisen tai muun tahon puoleen (paikallisella, kansallisella tai Euroopan tasolla), jonka pitäisi pystyä ratkaisemaan heidän ongelmansa. Kansalaisten neuvontapalvelu rekisteröi kansalaisilta saadut tiedustelut tietokantaan.

Kansalaisten neuvontapalvelu ja SOLVIT-verkosto toimivat läheisessä yhteistyössä ja tarjoavat yhdessä saumatonta palvelua, jonka ansiosta kansalaisten tarvitsee esittää tiedustelunsa vain kerran. Tapaus voidaan siirtää Kansalaisten neuvontapalvelusta SOLVIT-verkoston käsiteltäväksi tai päinvastoin. Tällöin myös henkilötiedot siirretään tietokannasta toiseen.

2. Sovellettava lainsäädäntö

Euroopan komission vastuulla olevaan henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EY) N:o 45/2001 yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (18.12.2000).

Kansallisten SOLVIT-keskusten ja Euroopan komission sopimuskumppanina toimivan eurokansalaisen toimintapalvelukeskuksen (ECAS) vastuulla olevaan henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiiviä 95/46/EY yksilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (24.10.1995) sekä direktiivin kansallisia täytäntöönpanosäädöksiä.

3. Mitä tietoja käsitellään

Kansalaisten neuvontapalveluun tai SOLVIT-verkostoon toimitetun tiedustelun yhteydessä käsitellään seuraavia henkilötietoja: koko nimi, ikä, täydellinen osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ammatti, kansalaisuus sekä muut hakijan toimittamassa tiedustelussa mainitut henkilötiedot. Myös tapauksen tausta-asiakirjat lisätään SOLVIT-tietokantaan, jos ne ovat saatavilla.

Näitä henkilötietoja käsittelevät Euroopan komissio, kansalliset SOLVIT-keskukset, tapausta käsittelevät viranomaiset tarvittaessa, Euroopan komission sopimuskumppanina toimiva eurokansalaisen toimintapalvelukeskus (ECAS) ja ECASin puolesta tapausta käsittelevät oikeudelliset asiantuntijat.

4. Miksi tietoja käsitellään

Näitä tietoja tarvitaan, jotta tapausta käsittelevät ECASin ja SOLVIT-keskusten oikeudelliset asiantuntijat voivat vastata tiedusteluun ja pyrkiä ratkaisemaan ongelman mahdollisimman tehokkaasti. Tietoja käytetään ainoastaan tiedusteluun vastaamiseen, ongelmanratkaisuun, tarjotun palvelun laaduntarkkailuun, tilastollisiin tarkoituksiin ja tietyissä tapauksissa aihealueeseen liittyvänä tausta-aineistona, kun pyritään korjaamaan sisämarkkinoiden toimintaan liittyviä rakenteellisia ongelmia, sekä raporttien laatimiseen.

Henkilötietoja ei anneta ulkopuolisten käyttöön suoramarkkinointia tai muuta tarkoitusta varten.

5. Kuka voi käyttää henkilötietoja

Seuraavat henkilöt voivat tutustua henkilötietoihin, jos tämä on tarpeen tapauksen käsittelyä, palvelun laadunvalvontaa tai tietokannan teknistä ylläpitoa varten:

  • SOLVIT-verkostosta ja Kansalaisten neuvontapalvelusta vastaava Euroopan komission henkilöstö
  • kansallisten SOLVIT-keskusten henkilöstö
  • tapausta käsittelevät kansalliset viranomaiset
  • Euroopan komission tekninen tukiryhmä
  • erityisesti tehtävään nimetty ECASin henkilöstö
  • teknisen sopimuskumppanin henkilöstö
  • ECASin puolesta tiedusteluun vastaavat oikeudelliset asiantuntijat.

6. Kuinka kauan tietoja säilytetään

Henkilötiedot säilytetään tietokannassa kolmen vuoden ajan sen jälkeen, kun tapaus on käsitelty loppuun tai vastaus on annettu. Tämä mahdollistaa seurantatoimet, jos tilanne muuttuu sen jälkeen, kun tapauksen käsittely on päättynyt. Kolmen vuoden kuluttua kaikki henkilötiedot poistetaan ja ainoastaan nimettömät tapaustiedot säilytetään tilastotarkoituksiin. Tapaukseen liittyvät tausta-asiakirjat, joihin voi myös sisältyä henkilötietoja, säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeen sisämarkkinoiden toimintaan liittyvien rakenteellisten ongelmien oikaisemiseksi, ellei ao. henkilö ole kieltänyt henkilötietojensa käyttöä tähän tarkoitukseen. Jos henkilötietojen käyttö on kielletty, myös tausta-asiakirjat poistetaan tietokannasta.

7. Voiko henkilötietojen käsittelyn estää

SOLVIT-verkosto pyrkii ratkaisemaan kansalaisten ja yritysten yksittäisiä ongelmia. Tämän vuoksi tuloksia on yleensä vaikea saavuttaa ilman tarkkoja tapaustietoja. Näihin kuuluvat myös yhteystietojen kaltaiset henkilötiedot. Kaikki asiakkaan henkilötiedot on kuitenkin mahdollista syöttää järjestelmään siten, että ne eivät ole ongelman ratkaisusta vastaavan ns. johtavan SOLVIT-keskuksen käytettävissä. Tällöin ainoastaan tapauksen vastaanottava SOLVIT-keskus ja SOLVIT-verkostosta vastaava Euroopan komission henkilöstö saa käyttöönsä asiakastunnistetiedot.

Kansalaisten neuvontapalvelun tavoitteena on antaa kansalaisille neuvoja yksittäisissä ongelmissa. Neuvoja antavat asiantuntijat, joiden on voitava tutustua tiedusteluun liittyviin tietoihin ja myös henkilötietoihin, jotka ovat tarpeen tilanteen analysoimiseksi ja tiedusteluun vastaamiseksi. Tämän vuoksi on tärkeää, että tiedusteluun liitetään yksityiskohtainen kuvaus tilanteesta sekä sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

8. Miten tietojen väärinkäyttö estetään

SOLVIT-verkoston ja Kansalaisten neuvontapalvelun tietokannassa olevia henkilötietoja pääsee tarkastelemaan vain rajattu ryhmä (ks. kohta 5 ”Kuka voi käyttää henkilötietoja”). Henkilötietoihin pääsy edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Lisäksi SOLVIT-tietokannan suojana käytetään digitaalista koodia, joka muistuttaa verkkopankeissa käytettäviä tunnuksia. SOLVIT-järjestelmän kanssa käytävässä internet-viestinnässä käytetään myös suojattua https-yhteyskäytäntöä.

9. Omien henkilötietojen käsittely

SOLVIT-verkoston ja Kansalaisten neuvontapalvelun tietokantaan tallennettuja tietoja ei ole mahdollista käsitellä tai muuttaa itse. Jos haluat tietää, mitä henkilötietojasi on käsitelty, tai muuttaa tai poistaa tietoja, ota yhteyttä SOLVIT-verkoston tai Kansalaisten neuvontapalvelun tiimeihin (ks. osoite kohdassa 11).

Jos jokin kansallinen SOLVIT-keskus on käsitellyt tapaustasi, voit pyytää tapauksen vastaanottaneelta SOLVIT-keskukselta kaikkia asiaan liittyviä tietoja sekä väärien tietojen korjaamista tai poistamista.

10. Lisätietoja

Näiden tietosuojaperiaatteiden lisäksi SOLVIT-verkoston ja Kansalaisten neuvontapalvelun tietokannoissa oleviin tietoihin liittyy tärkeä oikeudellinen huomautus (http://europa.eu/geninfo/legal_notices_fi.htm).

11. Yhteydenotot

Kaikkia Euroopan komissiolle osoitettuja ja SOLVIT-verkostoa tai Kansalaisten neuvontapalvelua koskevia tiedusteluja varten on omat sähköpostiosoitteet. Kyseisten postilaatikoiden toiminnasta vastaavassa komission yksikössä on tähän tehtävään nimetty henkilöstö, joka käsittelee henkilötietoja vain siinä määrin kuin tiedusteluun vastaaminen edellyttää. Jos kyseinen yksikkö ei pysty vastaamaan kyselyyn, se toimittaa sen edelleen johonkin toiseen komission yksikköön. Tiedustelun tekijälle ilmoitetaan tästä sähköpostitse.

Tiedustelua ei siirretä minkään komission ulkopuolisen tahon käsiteltäväksi. Jos tapaus sopii kuitenkin parhaiten jonkin ulkopuolisen toimijan käsiteltäväksi, komissio kehottaa tiedustelijaa ottamaan siihen suoraan yhteyttä. Sähköpostiviestit ja taustatiedot säilytetään niin kauan kuin vastauksen antaminen ja – aiheesta riippuen – mahdolliset jatkotoimet edellyttävät.

Jos haluat saada säännöllisesti uutta tietoa SOLVIT-verkostosta, voit kirjautua sen postituslistalle. Kaikissa SOLVIT-viesteissä on ohjeet, joiden avulla kirjautumisen voi peruuttaa. Postituslista on ainoastaan SOLVIT-palvelusta vastaavan komission yksikön käytössä. Sähköpostiosoitteita ei luovuteta komission muille yksiköille eikä ulkopuolisille tahoille suoramarkkinointia varten.

SOLVIT-verkostoa ja Kansalaisten neuvontapalvelua hallinnoi Euroopan komission sisämarkkinoiden ja palvelujen pääosastossa toimiva sisämarkkinoiden tukipalvelujen työryhmä. Vastuuhenkilönä (rekisterinpitäjä) on tämän työryhmän päällikkö.

Yhteydenotot SOLVIT-verkostoon ja Kansalaisten neuvontapalveluun:
European Commission
Internal Market and Services Directorate General
Single Market Assistance Services Task Force
B-1049 Brussels
Belgium
markt-b-tf1@ec.europa.eu