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Organismes et autorités de contrôle reconnus par l'UE

Comment devenir un organisme ou une autorité de contrôle reconnu?

Vous trouverez ci-après des informations sur la procédure à suivre pour devenir un organisme ou une autorité de contrôle reconnu.

Les demandes reçues au plus tard le 30 Septembre* (date limite annuelle) sont évaluées par la Commission et les États membres corapporteurs sur la base de la législation de l'UE et du dossier technique soumis conformément à l'article 11 du règlement (CE) n° 1235/2008.

Afin de faciliter la procédure de demande et l'évaluation de l'équivalence, vous trouverez ci-après des documents d'information et des propositions de modèles:

  • Liste des documentspdf(27 kB) à fournir pour demander l'inscription sur la liste des organismes et autorités de contrôle reconnus.
  • Formulaire de demandepdf(25 kB) à compléter par l'organisme ou l'autorité de contrôle.
  • Tableau à compléter (voir le fichier .xls attachéexcel8book(82 kB) et la note explicativepdf(23 kB)), qui présente globalement les activités de l’organisme ou de l’autorité de contrôle dans le ou les pays hors UE concernés, et notamment une estimation du nombre d’opérateurs concernés ainsi que du type et des quantités de produits agricoles et denrées alimentaires destinés à l’exportation vers l'Union européenne.

Le dossier doit être reçu au plus tard le 30 Septembre*, date limite annuelle pour l'introduction des demandes de reconnaissance aux fins de l'équivalence.

Tous les documents doivent être transmis aux services de la Commission par le portail OFIS.

Veuillez noter que la Commission peut demander tout complément d’information qu'elle jugerait utile.

Comment étendre la portée géographique de votre reconnaissance en tant qu'organisme ou autorité de contrôle?

Toute demande d'extension de la portée de votre reconnaissance à d'autres pays doit être introduite au plus tard le 30 Septembre*, date limite annuelle. Elle sera évaluée par les services de la Commission et les États membres corapporteurs sur la base de la législation de l'UE et des documents suivants:

  • Une vue d'ensemble actualisée des activités de l’organisme ou de l’autorité de contrôle dans le ou les pays hors UE concernés, et notamment une estimation du nombre d’opérateurs concernés ainsi que du type et des quantités de produits agricoles et denrées alimentaires destinés à l’exportation vers l'Union européenne.
  • La preuve de la notification des activités de votre organisme de certification aux autorités des pays hors UE faisant l’objet de la demande.
  • Une évaluation par votre organisme d'accréditation visant à vérifier les compétences et l'expertise des inspecteurs nécessaires pour la demande d'extension. Cette évaluation peut être réalisée dans le cadre de la surveillance du siège ou d'un bureau important de l'organisme de contrôle, effectuée par l'organisme d'accréditation, et peut être envoyée avec votre rapport annuel.

*30 septembre (date limite annuelle) à compter du 1.1.2014 [voir le règlement (UE) n° 586/2013 du 21.6.2013, p. 51].

Si votre norme équivalente et vos mesures de contrôle ont changé depuis votre demande précédente, vous devez également fournir le document suivant:

  • Comparaison de l'ancienne et de la nouvelle version de votre norme de production et/ou des mesures de contrôle.

En outre, en cas de changement, la description des normes de production et/ou des mesures de contrôle présentées dans votre dernier rapport annuel sera évaluée dans le cadre de votre demande.

Veuillez noter que la Commission peut demander tout complément d’information qu'elle jugerait utile.

Tous les documents doivent être transmis aux services de la Commission par le portail OFIS.

Comment étendre la portée de votre reconnaissance en tant qu'organisme ou autorité de contrôle à une catégorie de produits supplémentaire?

Toute demande d'extension de la portée de votre reconnaissance à des catégories de produits supplémentaires doit être introduite au plus tard le 30 Septembre*, date limite annuelle. Cette demande est évaluée par les services de la Commission et les États membres corapporteurs sur la base de la législation de l'UE et des documents suivants:

  • Une vue d'ensemble actualisée des activités de l’organisme ou de l’autorité de contrôle dans le ou les pays hors UE concernés, et notamment une estimation du nombre d’opérateurs concernés ainsi que du type et des quantités de produits agricoles et denrées alimentaires destinés à l’exportation vers l'Union européenne.
  • Un rapport d’audit par observation directe, élaboré par votre organisme d’accréditation, concernant la catégorie de produits figurant dans la demande. L’audit doit être réalisé dans un pays non membre de l’UE sur lequel porte votre demande.
  • Si la demande inclut des pays dont l’organisme ou l'autorité de contrôle n’est pas encore reconnu, vous devez fournir une preuve de la notification des activités de votre organisme de certification aux autorités des pays hors UE faisant l’objet de cette demande.
  • Une évaluation par votre organisme d'accréditation visant à vérifier les compétences et l'expertise des inspecteurs nécessaires dans le cadre de la demande d'extension. Cette évaluation peut être réalisée dans le cadre de la surveillance du siège ou d'un bureau important de l'organisme de contrôle, effectuée par l'organisme d'accréditation, et peut être envoyée avec votre rapport annuel.

Si votre norme équivalente et vos mesures de contrôle ont changé depuis votre demande précédente, vous devez également fournir le document suivant:

  • Comparaison de l'ancienne et de la nouvelle version de votre norme de production et/ou des mesures de contrôle.

En outre, en cas de changement, la description des normes de production et/ou des mesures de contrôle présentées dans votre dernier rapport annuel sera évaluée dans le cadre de votre demande.

Veuillez noter que la Commission peut demander tout complément d’information qu'elle jugerait utile.

Tous les documents doivent être transmis aux services de la Commission par le portail OFIS.

Que dois-je faire pour conserver ma reconnaissance en tant qu'organisme ou autorité de contrôle?

Les obligations suivantes doivent être remplies à l’égard de la Commission:

  • Assurer la mise à jour des informations relatives à votre reconnaissance par la Commission, notamment le point de contact et les coordonnées de contact, l’adresse internet à laquelle figure la liste des opérateurs soumis au contrôle de l'organisme, leur situation en matière de certification et les catégories de produits concernées.
  • Rapport annuel: au plus tard le 31 mars de chaque année, vous devez transmettre un rapport annuel succinct à la Commission en utilisant le système de transmission électronique spécifique (le système d'information sur l'agriculture biologique) mis à votre disposition à cet effet par la Commission. Ce rapport doit actualiser les informations contenues dans votre dossier technique, et notamment décrire les activités de contrôle que vous avez réalisées dans les pays hors UE pendant l’année écoulée, les résultats obtenus, les irrégularités et infractions observées, ainsi que les mesures correctives qui ont été prises. Il doit également contenir le rapport d’évaluation le plus récent ou la mise à jour la plus récente de ce rapport, lequel indique les résultats de l’évaluation sur place, de la surveillance et de la réévaluation pluriannuelle régulières par votre organisme d'accréditation.
  • Irrégularités: lorsqu’une irrégularité est constatée ou suspectée concernant un produit sous votre contrôle dans un pays hors UE, vous en êtes informé. Vous devez alors déterminer l’origine de l’irrégularité ou de l’infraction présumée et informer la Commission et les autorités compétentes des États membres des résultats de l’enquête et des mesures prises. Ces informations doivent être communiquées dans un délai de 30 jours civils à partir de la date d’envoi de la notification initiale de la Commission.
  • Les organismes ou autorités de contrôle reconnus doivent utiliser le système de transmission électronique spécifique (le système d'information sur l'agriculture biologique) mis à leur disposition à cet effet par la Commission.